Privacy Policy

How we collect, use, and protect your personal data

Last updated: 1 April 2026

1. Who We Are

hermes HR S.L. ("hermes HR", "we", "us", or "our") is a recruitment consultancy registered in Spain, with registered address at Calle Velázquez 37, Madrid 28001, Spain. We act as data controller for the personal data collected through our website and recruitment services.

Contact for data protection matters: hr@hermeshr.com

2. Data We Collect

2.1 Information You Provide

  • Contact details: name, email address, phone number
  • Professional information: CV, work history, qualifications, language skills
  • Identity documents: passport, NIE, work permits (candidates only)
  • Preferences: job type, location, availability, salary expectations
  • Communications: messages sent through our contact form or by email

2.2 Information Collected Automatically

  • IP address and browser/device information
  • Pages visited and time spent on our website
  • Referring URLs

3. How We Use Your Data

We process your personal data for the following purposes:

  • Recruitment services: to match candidates with suitable employers and manage placement processes
  • Communication: to respond to enquiries and keep you informed of relevant opportunities
  • Documentation support: to assist with work permit and visa applications (candidates)
  • Legal compliance: to fulfil our obligations under Spanish and EU employment and immigration law
  • Improvement of services: to analyse website usage and improve our offerings

4. Legal Basis for Processing

We rely on the following legal bases under the GDPR (Regulation (EU) 2016/679):

  • Contract performance: to provide recruitment services you have requested
  • Legitimate interests: to operate and improve our business, prevent fraud
  • Legal obligation: to comply with applicable employment and tax law
  • Consent: where you have explicitly agreed (e.g., marketing communications)

5. Data Sharing

hermes HR operates as a controlled intermediary. We never share candidate data directly with employers without first obtaining your explicit consent for each placement.

We may share data with:

  • Verified employer partners (only with your consent, for specific placement purposes)
  • Public authorities: immigration services, tax agencies, social security, when legally required
  • Technology service providers acting as data processors under appropriate agreements (e.g., email hosting, CRM)

We do not sell, rent, or trade your personal data to third parties for marketing purposes.

6. International Transfers

If we transfer your personal data outside the European Economic Area (EEA), we ensure adequate safeguards are in place, such as Standard Contractual Clauses approved by the European Commission, or transfers to countries with an adequacy decision.

7. Data Retention

  • Active candidates: data retained for up to 3 years from last contact, unless placement occurs
  • Placed candidates: data retained for 5 years after end of placement for legal and contractual purposes
  • Employer contacts: data retained for the duration of the business relationship plus 3 years
  • Website enquiries: data retained for 2 years

After these periods, data is securely deleted unless a legal obligation requires longer retention.

8. Your Rights

Under the GDPR and Spanish data protection law (LOPDGDD), you have the right to:

  • Access your personal data
  • Rectify inaccurate or incomplete data
  • Erasure ("right to be forgotten") where applicable
  • Restriction of processing in certain circumstances
  • Data portability where processing is based on consent or contract
  • Object to processing based on legitimate interests
  • Withdraw consent at any time without affecting prior lawful processing

To exercise any of these rights, contact us at hr@hermeshr.com. We will respond within 30 days. You also have the right to lodge a complaint with the Spanish Data Protection Authority (AEPD) at www.aepd.es.

9. Cookies

Our website uses only essential functional cookies (e.g., language preference). We do not use tracking or advertising cookies. No third-party analytics scripts are loaded.

10. Security

We implement appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against unauthorised access, alteration, disclosure, or destruction. All data transmission is encrypted via HTTPS.

11. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. The "Last updated" date at the top of this page indicates when the most recent changes were made. We encourage you to review this policy periodically.

12. Contact

hermes HR S.L.
Calle Velázquez 37, Madrid 28001, Spain
Email: hr@hermeshr.com

Política de Privacidad

Cómo recopilamos, usamos y protegemos tus datos personales

Última actualización: 1 de abril de 2026

1. Quiénes Somos

hermes HR S.L. ("hermes HR", "nosotros" o "nuestro") es una consultora de selección de personal registrada en España, con domicilio social en Calle Velázquez 37, Madrid 28001, España. Actuamos como responsables del tratamiento de los datos personales recopilados a través de nuestro sitio web y servicios de reclutamiento.

Contacto para asuntos de protección de datos: hr@hermeshr.com

2. Datos que Recopilamos

2.1 Información que Nos Proporcionas

  • Datos de contacto: nombre, correo electrónico, teléfono
  • Información profesional: CV, historial laboral, titulaciones, idiomas
  • Documentos de identidad: pasaporte, NIE, permisos de trabajo (solo candidatos)
  • Preferencias: tipo de puesto, ubicación, disponibilidad, expectativas salariales
  • Comunicaciones: mensajes enviados a través de nuestro formulario de contacto o por correo

2.2 Información Recopilada Automáticamente

  • Dirección IP e información del navegador/dispositivo
  • Páginas visitadas y tiempo de permanencia en nuestro sitio
  • URLs de referencia

3. Cómo Usamos tus Datos

Tratamos tus datos personales para los siguientes fines:

  • Servicios de selección: para conectar candidatos con empleadores adecuados y gestionar procesos de colocación
  • Comunicación: para responder consultas e informarte sobre oportunidades relevantes
  • Apoyo documental: para asistirte con solicitudes de permiso de trabajo y visado (candidatos)
  • Cumplimiento legal: para cumplir con la legislación española y europea de empleo e inmigración
  • Mejora de servicios: para analizar el uso del sitio web y mejorar nuestras prestaciones

4. Base Legal del Tratamiento

Nos basamos en los siguientes fundamentos legales bajo el RGPD (Reglamento (UE) 2016/679):

  • Ejecución de contrato: para prestar los servicios de selección solicitados
  • Interés legítimo: para operar y mejorar nuestro negocio y prevenir el fraude
  • Obligación legal: para cumplir con la legislación laboral y fiscal aplicable
  • Consentimiento: cuando hayas dado tu acuerdo explícito (p. ej., comunicaciones comerciales)

5. Cesión de Datos

hermes HR actúa como intermediario controlado. Nunca compartimos datos de candidatos directamente con empleadores sin obtener previamente tu consentimiento explícito para cada colocación.

Podemos compartir datos con:

  • Empresas empleadoras verificadas (solo con tu consentimiento, para fines específicos de colocación)
  • Administraciones públicas: servicios de inmigración, agencia tributaria, seguridad social, cuando sea legalmente exigible
  • Proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento bajo acuerdos adecuados (p. ej., hosting de correo, CRM)

No vendemos, alquilamos ni cedemos tus datos personales a terceros con fines comerciales.

6. Transferencias Internacionales

Si transferimos tus datos personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), garantizamos la existencia de salvaguardias adecuadas, como las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea o transferencias a países con decisión de adecuación.

7. Conservación de Datos

  • Candidatos activos: datos conservados hasta 3 años desde el último contacto, salvo que se produzca colocación
  • Candidatos colocados: datos conservados 5 años tras el fin de la colocación por motivos legales y contractuales
  • Contactos de empresas: datos conservados durante la relación comercial más 3 años
  • Consultas web: datos conservados 2 años

Transcurridos estos plazos, los datos se eliminan de forma segura salvo que una obligación legal exija una conservación mayor.

8. Tus Derechos

Conforme al RGPD y a la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), tienes derecho a:

  • Acceso a tus datos personales
  • Rectificación de datos inexactos o incompletos
  • Supresión ("derecho al olvido") cuando proceda
  • Limitación del tratamiento en determinadas circunstancias
  • Portabilidad de los datos cuando el tratamiento se base en consentimiento o contrato
  • Oposición al tratamiento basado en interés legítimo
  • Retirar el consentimiento en cualquier momento sin efecto retroactivo sobre el tratamiento previo

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctanos en hr@hermeshr.com. Responderemos en un plazo de 30 días. También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en www.aepd.es.

9. Cookies

Nuestro sitio web utiliza únicamente cookies funcionales esenciales (p. ej., preferencia de idioma). No utilizamos cookies de seguimiento ni publicidad. No se cargan scripts de analítica de terceros.

10. Seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger tus datos personales frente a accesos no autorizados, alteraciones, divulgaciones o destrucción. Toda transmisión de datos está cifrada mediante HTTPS.

11. Cambios en Esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. La fecha de "Última actualización" en la parte superior indica cuándo se realizaron los cambios más recientes. Te recomendamos revisarla de forma periódica.

12. Contacto

hermes HR S.L.
Calle Velázquez 37, Madrid 28001, España
Email: hr@hermeshr.com